2016年6月1日 秘书处工作及岗位安排(已登)

                     秘书处工作及岗位安排

要求：各司其职，精诚合作。

一、负责委员会领导交办的一切工作。

二、负责起草各种文件：（注：所有纸质通知、网上通知、短信通知、微信通知必须经过审批方可发布。） 

1、负责起草主任办公会议，主任扩大会议，社长、总编辑年会会议通知。（彭兴杰） 

2、负责各种座谈会、研讨会、交流会的会议通知。（彭兴杰）

3、负责起草策划编辑、新编辑、高级编辑培训班通知。（彭兴杰）

4、负责起草会议赞助费通知等。（彭兴杰）

5、负责起草各种贺信、邀请函，以及领导临时交办的各种材料。（彭兴杰）

6、负责起草年终总结、换届总结、以及上报总局和版协的总结及汇报材料、自查报告。（彭兴杰）

7、负责起草各种短信通知。（彭兴杰）

8、负责起草各种活动和会议之后的简报和纪要。（李博文）

3.       各种通知的实际操作：（彭兴杰、张慧萍、李博文、曹苗）

 1、纸质通知：打印、填写快递单、装信封。（彭兴杰、张慧萍、李博文、曹苗）

2、电话通知。（张慧萍）

3、短信通知。（李博文）

4.       征集整理印刷通讯录信息。（李博文）

5.       整理留存档案。（张慧萍）

六、关于培训工作：（张慧萍总负责，彭兴杰、李博文、曹苗辅助）

    1、每年起草向总署上报的培训班可行性报告、举办培训班申请、授课内容、授课教师情况。待批准后，负责起草和填写各个培训班举办方案、授课教师信息表、学员信息表并上报总署（电子版、纸质材料）。

2、发通知：包括纸质特快、网站通知、短信通知、传真。（张慧萍、彭兴杰、李博文、曹苗）

3、收回执并按总署要求整理录入学员名单。（张慧萍）

4、联系承办单位，确定教师、确定课程、确定食宿等。（张慧萍）

5、组织开班典礼。（张慧萍）

6、组织毕业典礼。（张慧萍）

7、领取结业证、填写有关内容、盖章并发放。（张慧萍、李博

曹苗、彭兴杰）

8、给优秀学员发奖金、给承办人员发劳务费。（张慧萍、曹苗）

9、培训班收费、与版协结算。每期培训班结束后的财务情况需要列表并报给张社长。（曹苗）

10、撰写并在网上发表开班和结业典礼的简报。（李博文）

11、建立专家库。（张慧萍）

七、关于年会：（彭兴杰总负责，张慧萍、李博文、曹苗辅助）

1、起草年会通知。（彭兴杰）

2、收回执、整理录入参会人员通讯录。（李博文）

3、准备、印刷年会材料。（张慧萍）

4、起草年终总结。（彭兴杰）

5、起草新年度计划。(科技委领导)

6、联系办会地点。（李博文）

7、会议各项服务。（张慧萍、李博文、曹苗）

8、起草年会会议纪要。（李博文）

八、财会工作：（曹苗）

1、负责委员会账务：每月与版协对账一次，并把对账清单交给张社长。

2、制作报销凭证、领取周转金。

3、配合版协财务，办理有关对外手续。

4、负责催缴会员单位服务费。

九、收缴会费（曹苗总负责、张慧萍辅助）

1、起草服务费收取通知。（曹苗）

2、收取服务费后及时与版协对账，并将对账清单交与张社长。 （曹苗）

3、催缴服务费。（曹苗、张慧萍）

十、关于网站工作（李博文）

1、网站更新版面。

2、积极更新内容。

3、联系通讯员，组织每年底召开通讯员会议，并发放优秀通讯员奖励。

4、起草并上传委员会所有会议、培训班、各种活动之后的简报和纪要。

十一、联系各工作部（彭兴杰、李博文）

十二、关于日常工作：

1、每两周周二上午召开工作例会。（参加人员：俸培宗、张敬德、吴宝安、彭兴杰、张慧萍、曹苗、李博文）

2、每季度召开一次主任办公会。（参加人员：俸培宗、张敬德、季仲华、吴宝安、彭兴杰、张慧萍、曹苗、李博文、齐学进、安达、庄红权、汪昕、张思挚、欧剑）

3、每年召开一次全国科技类出版社社长总编辑年会。

4、每年组织一次全国性、有针对性的调研活动。

5、督促各工作部每年开展1-2次学术研讨活动。

6、办公室内勤（李博文）